Industrie
Secteur public
Solutions de rationalisation des flux de travail pour le secteur public national et local
En tant qu’organisme public, vous êtes constamment chargé de gérer différents flux de documents et de courrier, que ce soit pour la gestion des dossiers, les paiements ou le travail administratif. OPEX possède une large expérience dans l’assistance de rationalisation des flux de travail des organismes publics visant à améliorer l’efficacité, à permettre aux contribuables d’économiser de l’argent et à respecter la réglementation. Nous fournissons également des solutions de numérisation de documents et d’archives compatibles avec la FADGI (Federal Agency Digital Guidelines Initiative) qui aident les organismes publics à respecter la conformité FADGI. Nos solutions d’automatisation ont été conçues, fabriquées et produites aux États-Unis depuis la création de la société en 1973.
Solution
Capture d’images de documents de haute qualité, conformes à la norme FADGI
Que vous ayez besoin de numériser des factures, des dossiers, des formulaires ou des archives, OPEX peut vous aider à créer des images de haute qualité, conformes à la norme FADGI, pour les travaux liés au gouvernement. Nous fournissons des solutions de numérisation compatibles avec la norme FADGI, optimisées par le logiciel CertainScan d’OPEX. Nos scanners peuvent traiter des documents de tailles, poids et conditions variés sans travail préparatoire lourd, créant un processus fluide et rationalisé qui augmente l’efficacité et fournit des économies de coûts mesurables.
Solution
Numériser des archives précieuses et délicates et se mettre en conformité avec l’IGAD
Capturez des images de haute qualité, conformes à la norme FADGI, même pour les documents et les archives les plus délicats, grâce aux scanners de production avancés d’OPEX compatibles avec la norme FADGI. Les scanners d’OPEX traitent efficacement des documents de tailles, d’épaisseurs et de conditions variées, tout en éliminant pratiquement le travail de préparation et la manipulation manuelle des documents.
Solution
Ouvrir et extraire les bulletins de vote par correspondance
Avec la croissance rapide du vote par correspondance, les états et les comtés à travers les États-Unis ont été contraints de se charger de l’ouverture en toute sécurité de milliers de bulletins de vote par correspondance, souvent à la main. OPEX propose divers systèmes automatisés d’ouverture et d’extraction des enveloppes conçus pour accélérer le processus d’ouverture tout en préservant l’intégrité du bulletin de vote.
Solution
Traiter les paiements rapidement et en toute sécurité
Du traitement des paiements fiscaux aux documents de facturation, OPEX fournit diverses solutions de traitement des remises pour rationaliser la gestion des documents et vous aider à déposer les paiements plus rapidement. Nos solutions réduisent le tri du courrier, l’ouverture des enveloppes, la préparation des documents et la numérisation en un seul flux de travail transparent, ce qui contribue à réduire les coûts d’exploitation.
Solution
Manipuler efficacement le courrier mixte et les colis
De la gestion du courrier des contribuables à l’ouverture de nombreux bulletins de vote par correspondance, OPEX peut vous aider à ouvrir, extraire et traiter plus de courrier en moins de temps. Nous proposons des systèmes avancés qui ouvrent, extraient et numérisent les enveloppes et leur contenu dans un flux de travail rationalisé. Grâce à la solution de gestion des courriers et des colis d’OPEX, vous pouvez rapidement traiter plus de courriers et améliorer les résultats de vos clients.
Solutions de numérisation compatibles avec la norme FADGI
Avec l’entrée en vigueur de la norme FADGI (Federal Agency Digital Guidelines Initiative) le 30 juin 2024, la plupart des documents physiques ne seront plus acceptés par les pouvoirs publics américains. Par conséquent, tous les dossiers et archives existants doivent être numérisés et conformes à la norme FADGI. OPEX propose des solutions de numérisation compatibles avec la norme FADGI, optimisées par une suite logicielle intelligente d’imagerie documentaire, facilitant la transition des organisations traitant des dossiers des services publics. Nos solutions améliorent la productivité et l’efficacité tout en permettant des économies mesurables dans la mesure où les délais de traitement sont réduits et des ressources précieuses sont économisées.
Contrat d’achat du groupe OPEX & Equalis
Equalis Group est une organisation d’achat coopérative qui propose des contrats dans le cadre d’appels d’offres émis par des agences publiques pour divers produits et services. Les entités du secteur public à travers les États-Unis peuvent acquérir rapidement les produits et services nécessaires, bénéficier de meilleurs prix et gagner du temps grâce au processus juridique et de conformité d’Equalis. OPEX a conclu un contrat d’achat par l’intermédiaire d’Equalis pour nos systèmes d’extraction de courrier et nos scanners de documents à grande vitesse.
Association nationale des agents publics chargés de l’approvisionnement (National Association of State Procurement Officials, NASPO)
NASBO est une association à but non lucratif composée de responsables des achats des 50 États, du District de Columbia et des territoires américains. Ils collaborent pour améliorer les achats publics en partageant des informations et en obtenant une efficacité et des économies accrues.
Solution de retour de courrier pour le retour à l’inscription annuelle à Medicaid
L’inscription à durée indéterminée à Medicaid étant terminée, les états et les comtés des États-Unis mettent fin à l’inscription pour les personnes qui ne renvoient pas le formulaire de renouvellement ou ne fournissent pas de preuve d’éligibilité. Cette décision a eu pour résultat d’inonder les services publics nationaux et locaux de courriers dont le destinataire est inconnu, que le personnel doit traiter manuellement. Les scanners de production d’OPEX avec ouverture et extraction intégrées du courrier automatisent l’ensemble du processus de courriers retournés, de l’ouverture de l’enveloppe à la saisie des données.
« Sachant ce que je sais maintenant, je regrette de ne pas avoir franchi le pas plus tôt. »
Marie Inotai
Directeur des opérations de l’ACCP Bureau du percepteur du comté de Manatee
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