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Archivos históricos, sin bloqueos

Deje de pagar por manipular el papel varias veces.

Digitalizar décadas de registros parece una compra de escáneres, pero la mayor parte del dinero se destina a la mano de obra: clasificar, quitar grapas, insertar hojas separadoras, volver a apilar y, después, escanear. Las soluciones de escaneado de archivos de OPEX® eliminan las manipulaciones adicionales de la conversión de archivos históricos, tanto si se replantea su proceso de captura como si mantiene el actual.

Obtenga mi evaluación de costes de preparación Vea ambos enfoques

Sesión de trabajo gratuita de 30 minutos con un especialista en escaneado de OPEX. Sin compromiso.

El verdadero obstáculo

La preparación es donde los proyectos de archivos históricos se estancan

Cada documento de su archivo se manipula antes de llegar al escáner. El personal quita las grapas, clasifica por tipo, pega los recibos e inserta hojas separadoras para marcar dónde termina un archivo y empieza el siguiente. Cada manipulación es mano de obra que usted paga.

Las hojas separadoras son el cargo doble silencioso. Usted paga a alguien para que ponga más papel en el trabajo y luego vuelve a pagar para escanear y almacenar las páginas que acaba de añadir.

El precio por imagen oculta todo esto. En su lugar, cuente cuántas veces una persona toca cada documento, porque esa cifra es la que determina lo que cuesta realmente un proyecto de archivos históricos.

Hasta 5 veces

El número de veces que se manipulaban los documentos antes de escanearlos en Guarantee Trust Life, antes de pasar al escaneado One-Touch de OPEX. Después, los costes de mano de obra de preparación cayeron un 65 %.

Guarantee Trust Life

Elija su enfoque

Dos formas de desbloquear sus archivos históricos

Algunos equipos están preparados para cambiar la forma en que se realiza la captura y mitigar la preparación en el origen. Otros disponen de un sistema de gestión de contenidos y captura que funciona, y quieren un hardware mejor que lo alimente. OPEX fabrica soluciones para ambos.

Vía A · Replantear la captura

Mitigar la preparación con el escaneado One-Touch

Los escáneres Falcon+® y Gemini® con el software CertainScan® permiten a los operarios abrir un archivo y escanearlo en el mismo movimiento. La obtención de imágenes, la clasificación y la ordenación se realizan en una sola pasada, por lo que la mayor parte del trabajo de preparación nunca llega a producirse.

  • Los documentos se manipulan una sola vez, prácticamente sin trabajo de preparación

  • CertainScan inserta separadores virtuales y captura metadatos, sustituyendo a las hojas separadoras de papel

  • La tecnología Gemini Right-Speed™ ajusta la velocidad al trabajo, hasta 245 páginas por minuto, desde originales frágiles hasta lotes uniformes

  • Control de calidad en tiempo real en el punto de escaneado, no después

Costes de mano de obra de preparación un 65 % menoresGuarantee Trust Life, tras pasar al escaneado One-Touch de OPEX

Calcular mi ahorro en preparación

Vía B · Mantener su sistema

OPEX VELO 6150 machine with open tray and touchscreen.

Mantenga el flujo de trabajo que ya utiliza

Los escáneres Velo™, con tecnología de InoTec®, se conectan a través de controladores TWAIN e ISIS a prácticamente cualquier sistema ECM, IDP o de archivo. Su software de captura, clases de lotes y proceso de entrega se mantienen exactamente como están. El hardware subyacente se vuelve más rápido y delicado.

  • Escaneado de sobremesa de clase producción de 120 a 250 páginas por minuto, o la serie Velo 8000 para operaciones de varios turnos las 24 horas del día, los 7 días de la semana

  • El transporte suave por cinta y la trayectoria recta del papel protegen los originales frágiles y antiguos

  • Imágenes de calidad de archivo con calibración de fábrica opcional FADGI e ISO 19264-1

  • Ciclo de trabajo ilimitado para volúmenes de producción diarios

Integración inmediataLa compatibilidad con TWAIN/ISIS simplifica la validación y la entrega segura a los sistemas en los que ya confía

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Equipos que dejaron de pagar por manipulaciones adicionales

65 %

de reducción en los costes de mano de obra de preparación de documentos

Guarantee Trust Life

33 %

de escaneado más rápido, unos 250 documentos por hora

An Post

2 veces

la productividad y eficiencia de los escáneres heredados

Scan2Archive

35 %

menos de tiempo necesario para completar el trabajo de un día

EXL

“Lo digitalizamos todo. Tenemos la mayor capacidad de escaneado de Australia.”
Simon Harris Director General, Scan2Archive

Diseñado para registros con normativas

Preparado para el cumplimiento desde la primera imagen

Capacidad FADGI de 3 estrellas

Los escáneres Falcon+ cumplen las normas FADGI de 3 estrellas y Modern Textual Records, y los sistemas Velo ofrecen calibración de fábrica opcional FADGI e ISO 19264-1 para una calidad de imagen de nivel de archivo.

Pistas de auditoría integradas

Las interacciones registradas de los operarios y el historial de acceso a los documentos proporcionan a los gestores de registros la cadena de custodia que esperan los auditores, los tribunales y los calendarios de conservación.

Preparado para lo que viene después del papel

Las imágenes limpias, coherentes e indexadas alimentan las iniciativas de ECM, IDP e IA. Los registros digitalizados se convierten en datos en los que se pueden realizar búsquedas en lugar de ocupar espacio en las estanterías.

Evaluación gratuita de costes de preparación

Descubra cuánto le cuesta cada manipulación adicional

En una sesión de trabajo de 30 minutos, un especialista en escaneado de OPEX analizará cómo se mueve el papel en su operación actual y le pondrá cifras.

  • Una estimación de su coste total de mano de obra de preparación por cada mil imágenes, incluidos los gastos generales de las hojas separadoras
  • Una vista comparativa de lo que cambiaría con el escaneado One-Touch y con una implementación inmediata de Velo
  • Un modelo de rendimiento basado en sus tipos de documentos, volúmenes y estado
  • Una recomendación clara, incluso si es que su configuración actual es la adecuada

OPEX lleva 50 años siendo una empresa de automatización de propiedad familiar, y tratamos cada compromiso como el inicio de una asociación a largo plazo. La evaluación es gratuita en cualquier caso.

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Utilizamos esta información para preparar su evaluación y nunca la venderemos. Consulte la política de privacidad de OPEX.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre la conversión de archivos históricos, respondidas con claridad

¿Qué determina el coste de un proyecto de conversión de archivos históricos?

La mano de obra, más que el equipo. Antes de escanear una página, alguien la clasifica, quita las grapas, repara los desgarros e inserta hojas separadoras, y cada una de esas manipulaciones cuesta dinero. Las hojas separadoras también añaden páginas por las que luego se paga para escanear y almacenar. Los presupuestos de precio por imagen ocultan esto, por lo que evaluamos el coste contando cuántas veces una persona manipula cada documento.

¿Debemos escanear internamente o subcontratar a un servicio de escaneado?

Ambas opciones pueden funcionar. El escaneado interno tiene sentido cuando el volumen es continuo, los registros son lo suficientemente sensibles como para que la cadena de custodia importe o ya dispone de personal que pueda realizar la captura. La subcontratación se adapta a proyectos puntuales con un plazo estricto y sin interés por adquirir equipos. OPEX equipa a ambas partes: los equipos internos compran nuestros escáneres, y muchas agencias de servicios y BPO también los utilizan, por lo que la misma evaluación funciona sea cual sea su elección.

¿Funcionarán los escáneres OPEX con nuestro software actual de captura o ECM?

Sí, en cualquiera de las dos vías. Los escáneres Velo se conectan a través de controladores TWAIN e ISIS a prácticamente cualquier sistema ECM, IDP o de archivo, por lo que su software y proceso actuales se mantienen como están. Los escáneres Falcon+ y Gemini ejecutan el software CertainScan, que captura, clasifica y entrega imágenes y metadatos a sus sistemas posteriores.

¿Pueden los escáneres procesar documentos frágiles o antiguos?

Están diseñados para ello. Los sistemas Velo utilizan un transporte suave por cinta, presión de entrada ajustable, modos de ralentización y una trayectoria recta del papel para originales largos, gruesos o delicados. Gemini ajusta su velocidad al trabajo con la tecnología Right-Speed, de modo que los artículos delicados se mueven a un ritmo que los protege, mientras que los lotes uniformes se procesan a velocidad máxima, hasta 245 páginas por minuto.

¿Cumplen los escáneres OPEX los requisitos de calidad de imagen FADGI?

Los escáneres Falcon+ cumplen las normas FADGI de 3 estrellas y Modern Textual Records, y los sistemas Velo ofrecen calibración de fábrica opcional FADGI e ISO 19264-1. Si sus registros están destinados a un repositorio federal o si sigue FADGI como un estándar de calidad interno, la evaluación cubre qué configuración se aplica.

Vea lo que realmente le cuestan sus archivos históricos

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