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Archives, débloquées

Ne payez plus pour manipuler le papier plusieurs fois.

Numériser des décennies de dossiers ressemble à l’achat d’un scanner, mais l’essentiel du budget part dans la main-d’œuvre : tri, retrait des agrafes, insertion de feuilles de séparation, reconstitution des piles, puis numérisation. Les solutions de numérisation d’archives OPEX® éliminent ces manipulations supplémentaires lors de la conversion des archives, que vous repensiez votre processus de capture ou que vous conserviez celui que vous utilisez.

Obtenir mon évaluation des coûts de préparation Voir les deux approches

Session de travail gratuite de 30 minutes avec un spécialiste OPEX de la numérisation. Sans engagement.

Le véritable obstacle

C’est lors de la préparation que les projets en attente se bloquent.

Chaque document de vos archives est manipulé avant même d’atteindre un scanner. Le personnel retire les agrafes, trie par type, fixe les reçus avec du ruban adhésif et insère des feuilles de séparation pour marquer la fin d’un dossier et le début du suivant. Chaque manipulation représente de la main-d’œuvre que vous payez.

Les feuilles de séparation sont une double facturation silencieuse. Vous payez quelqu’un pour ajouter du papier au travail, puis vous payez à nouveau pour numériser et stocker les pages que vous venez d’ajouter.

La tarification à l’image occulte tout cela. Comptez plutôt combien de fois une personne manipule chaque document, car c’est ce chiffre qui détermine le coût réel d’un projet de numérisation de fonds documentaires.

Jusqu’à 5 fois

Combien de fois les documents étaient manipulés avant la numérisation chez Guarantee Trust Life, avant le passage à la numérisation « One-Touch » d’OPEX. Par la suite, les coûts de main-d’œuvre liés à la préparation ont chuté de 65 %.

Garantie Fiducie Vie

Choisissez votre approche

Deux façons de débloquer vos archives

Certaines équipes sont prêtes à changer la manière dont la capture s’effectue et à réduire la préparation à la source. D’autres disposent d’une pile de capture et de gestion de contenu qui fonctionne, et souhaitent un meilleur matériel pour l’alimenter. OPEX conçoit des solutions pour les deux.

Voie A · Repenser la capture

Réduire la préparation grâce à la numérisation One-Touch

Les scanners Falcon+® et Gemini® avec le logiciel CertainScan® permettent aux opérateurs d’ouvrir un dossier et de le numériser dans le même geste. L’imagerie, la classification et le tri s’effectuent en un seul passage, de sorte que la plupart des tâches de préparation n’ont plus lieu d’être.

  • Les documents ne sont manipulés qu’une seule fois, avec pratiquement aucune préparation

  • CertainScan insère des séparateurs virtuels et capture les métadonnées, remplaçant les feuilles de séparation papier

  • La technologie Gemini Right-Speed™ ajuste la vitesse au travail, jusqu’à 245 pages par minute, des originaux fragiles aux lots homogènes

  • Contrôle qualité en temps réel au moment de la numérisation, et non après

65 % de coûts de main-d’œuvre de préparation en moinsGuarantee Trust Life, après le passage à la numérisation One-Touch d’OPEX

Chiffrer mes économies de préparation

Voie B · Conserver votre pile

OPEX VELO 6150 machine with open tray and touchscreen.

Conservez le flux de travail que vous utilisez déjà

Les scanners Velo™ , propulsés par InoTec®, se connectent via des pilotes TWAIN et ISIS à pratiquement tout système ECM, IDP ou d’archivage. Votre logiciel de capture, vos classes de lots et votre processus de livraison restent exactement tels quels. Le matériel sous-jacent devient plus rapide et plus doux.

  • Numérisation de production sur poste de travail à 120 à 250 pages par minute, ou Velo série 8000 pour un fonctionnement 24/7 en équipes successives

  • Transport par courroie doux et chemin papier rectiligne pour protéger les originaux fragiles et vieillissants

  • Imagerie de qualité archivage avec étalonnage usine FADGI et ISO 19264-1 en option

  • Cycle d’utilisation illimité pour les volumes de production quotidiens

Intégration immédiateLa compatibilité TWAIN/ISIS simplifie la validation et la livraison sécurisée vers les systèmes auxquels vous faites déjà confiance

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Des équipes qui ont cessé de payer pour des manipulations supplémentaires

65 %

de réduction des coûts de main-d’œuvre de préparation des documents

Guarantee Trust Life

33 %

de numérisation plus rapide, environ 250 documents par heure

An Post

2×

la productivité et l’efficacité des scanners hérités

Scan2Archive

35 %

de temps en moins nécessaire pour terminer le travail d’une journée

EXL

« Nous numérisons tout. Nous disposons de la plus large capacité de numérisation en Australie. »
Simon Harris Directeur général, Scan2Archive

Conçu pour les enregistrements soumis à des règles

Conforme dès la première image

Conforme aux critères FADGI 3 étoiles

Les scanners Falcon+ sont conformes aux normes FADGI 3 étoiles et « Modern Textual Records », tandis que les systèmes Velo proposent, en option, un étalonnage en usine selon les normes FADGI et ISO 19264-1 pour une qualité d’image de niveau archivage.

Pistes d’audit intégrées

Les interactions enregistrées avec les opérateurs et l’historique d’accès aux documents fournissent aux responsables de la gestion documentaire la chaîne de traçabilité attendue par les auditeurs, les tribunaux et les calendriers de conservation.

Prêt pour l’après-papier

Des images propres, cohérentes et indexées alimentent les initiatives d’ECM, d’IDP et d’IA. Les documents numérisés se transforment en données exploitables, plutôt qu’en simple encombrement d’étagères.

Évaluation gratuite des coûts de préparation

Découvrez ce que vous coûte chaque manipulation supplémentaire

Lors d’une session de travail de 30 minutes, un spécialiste OPEX de la numérisation cartographiera la façon dont le papier circule aujourd’hui dans votre opération et la chiffrera.

  • Une estimation de votre coût de main-d’œuvre de préparation complet par millier d’images, y compris la surcharge liée aux feuilles de séparation
  • Une comparaison côte à côte de ce que changeraient la numérisation One-Touch et un déploiement Velo en intégration immédiate
  • Un modèle de débit basé sur vos types de documents, vos volumes et leur état
  • Une recommandation claire, même si elle consiste à dire que votre configuration actuelle est la bonne

OPEX est une entreprise d’automatisation familiale depuis 50 ans, et nous considérons chaque collaboration comme le début d’un partenariat durable. L’évaluation est gratuite dans tous les cas.

Réserver votre évaluation

Nous utilisons ces informations pour préparer votre évaluation et ne les vendrons jamais. Consultez la politique de confidentialité d’OPEX.

Questions fréquentes

Questions sur la conversion des fonds documentaires : des réponses claires

Quels sont les facteurs qui déterminent le coût d’un projet de conversion de fonds documentaires existants ?

C’est la main-d’œuvre, bien plus que le matériel, qui représente le coût principal. Avant qu’une page ne soit numérisée, elle doit être triée, débarrassée de ses agrafes, réparée si elle est déchirée et munie d’une feuille de séparation ; chacune de ces manipulations a un coût. De plus, les feuilles de séparation augmentent le nombre de pages à numériser et à archiver, ce qui entraîne des frais supplémentaires. Les devis établis à l’image occultent cette réalité ; c’est pourquoi nous évaluons les coûts en fonction du nombre de manipulations effectuées sur chaque document.

Devons-nous effectuer la numérisation en interne ou faire appel à un prestataire externe ?

Les deux approches sont viables. La gestion en interne est pertinente lorsque le volume de documents est régulier, que les données sont suffisamment sensibles pour nécessiter une traçabilité rigoureuse (chaîne de contrôle), ou que vous disposez déjà du personnel pour assurer la numérisation. L’externalisation convient davantage aux projets ponctuels assortis d’échéances strictes, pour lesquels vous ne souhaitez pas investir dans du matériel. Notre modèle OPEX s’adapte aux deux cas de figure : les équipes internes achètent nos scanners, tout comme de nombreux prestataires de services et centres d’externalisation des processus métier (BPO) ; l’analyse reste donc pertinente, quelle que soit l’option que vous privilégiez.

Les scanners OPEX fonctionneront-ils avec nos logiciels de capture ou d’ECM existants ?

Oui, quelle que soit l’option choisie. Les scanners Velo se connectent, via des pilotes TWAIN et ISIS, à pratiquement tous les systèmes ECM, IDP ou d’archivage ; vos logiciels et processus actuels restent donc inchangés. Les scanners Falcon+ et Gemini fonctionnent avec le logiciel CertainScan, qui capture et classe les images et les métadonnées, puis les transmet à vos systèmes en aval.

Les scanners peuvent-ils traiter des documents fragiles ou vieillissants ?

Ils sont conçus pour eux. Les systèmes Velo utilisent un transport par courroie en douceur, une pression d’alimentation réglable, des modes de ralentissement et un trajet papier rectiligne pour les originaux longs, épais ou fragiles. Grâce à la technologie Right-Speed, le Gemini adapte sa vitesse à la tâche : les documents fragiles sont traités à une cadence qui les préserve, tandis que les lots uniformes défilent à pleine vitesse, jusqu’à 245 pages par minute.

Les scanners OPEX répondent-ils aux exigences de qualité d’image FADGI ?

Les scanners Falcon+ sont conformes aux normes FADGI 3 étoiles et « Modern Textual Records », tandis que les systèmes Velo proposent, en option, un étalonnage en usine conforme aux normes FADGI et ISO 19264-1. Si vos documents sont destinés à un dépôt fédéral ou si vous utilisez la norme FADGI comme critère de qualité interne, l’évaluation détermine la configuration applicable.

Découvrez ce que vos archives vous coûtent réellement

Réservez une évaluation gratuite des coûts de préparation de 30 minutes et un spécialiste OPEX chiffrera la façon dont le papier circule aujourd’hui dans votre opération. Vous préférez un échange rapide ? Contactez-nous et nous vous orienterons dans la bonne direction.

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