Record Partners assure la numérisation de documents critiques à haut volume grâce à une nouvelle technologie
Le déploiement de huit scanners OPEX® Falcon®+ permet à Record Partners de capturer plus d’un million d’images chaque mois
Contexte
Record Partners, basée à Brisbane, en Australie, fournit des services essentiels de numérisation de dossiers papier, avec une spécialisation dans le traitement de documents affectés par la moisissure, l’eau, le vieillissement et la fumée, pour des institutions publiques et privées dans toute l’Australie, notamment NSW Health. L’entreprise traite et numérise d’importants arriérés d’archives dans une installation à environnement contrôlé, résistante aux inondations et aux incendies. Le personnel de Record Partners est formé pour gérer et traiter en toute sécurité des documents sensibles et affectés par l’environnement, avec une sécurité complète.
Le défi
Créée pour répondre à un besoin du marché, Hamish Wyatt a fondé Record Partners autour d’un important projet gouvernemental afin de proposer une nouvelle solution de « remise en état à numérisation » de manière rentable et dans des délais maîtrisés. Les objectifs de volume et les exigences de qualité étant des contraintes clés du projet, la technologie finalement retenue devait offrir une capacité de traitement élevée et fiable, ainsi qu’une aptitude à manipuler facilement des documents fragiles.
Principaux défis
Besoin d’une solution capable de gérer un débit élevé
Les contrats imposent des délais très serrés
Besoin d’une solution capable de traiter des documents fragiles et hétérogènes
La solution
Au cours de ses recherches, Record Partners a découvert OPEX® et a choisi l’entreprise comme partenaire technologique, non seulement pour les solutions techniques proposées par OPEX, mais aussi pour le partenariat et l’assistance continus qu’OPEX fournit. Peu après, Record Partners a déployé huit scanners de documents Falcon®+ One-Touch, alimentés par le logiciel de numérisation documentaire OPEX CertainScan®. Ces scanners répondent non seulement aux exigences de débit élevé, mais contribuent également à limiter le nombre de personnes nécessaires pour réaliser le travail en moins de temps. Les unités Falcon sont conçues pour être démontées afin de faciliter le nettoyage, un élément clé du flux de travail compte tenu de la nature ancienne et souvent poussiéreuse et moisie des documents.
Le projet gouvernemental porte sur 24 000 boîtes d’archives et de dossiers qui ont été indexées et remises en état par Record Partners et ses spécialistes de projet dans les zones rurales de la Nouvelle-Galles du Sud, puis transférées à Brisbane. Les fichiers numérisés et la nature des dossiers de santé exigent une numérisation de haute qualité et une vérification dans le cadre de l’assurance qualité. L’entreprise fait fonctionner les scanners 13 heures par jour, avec deux équipes de neuf personnes utilisant le logiciel CertainScan d’OPEX. Grâce aux scanners Falcon+ alimentés par le logiciel OPEX, Record Partners peut livrer plus d’un million d’images numérisées par mois.
Résultats clés
13
Heures de numérisation par jour sur deux équipes
1M+
Images créées par mois
8
Scanners OPEX Falcon+
« Le partenariat avec OPEX nous a permis de nous concentrer sur la meilleure solution et le service les plus flexibles pour nous et nos clients. Nous sommes convaincus que la technologie peut gérer tout ce que nous lui demanderons. »
Hamish Wyatt
PDG, Record Partners
L’avenir
Maintenant que Record Partners dispose d’une solution technologique établie, l’entreprise augmente le débit de numérisation grâce à des améliorations continues des logiciels et des processus. Le recrutement du personnel a été très simple par rapport au recrutement pour une solution de numérisation standard, et les employés apprécient de travailler avec les scanners et le logiciel.
Dans le cadre de la proposition de valeur de Record Partners, l’entreprise est revendeur des équipements de numérisation d’OPEX auprès du gouvernement australien, contribuant à améliorer l’efficacité de la numérisation grâce à la technologie d’OPEX. Record Partners vise à aider les opérations gouvernementales à atteindre des niveaux d’efficacité similaires et à donner aux employés en place davantage de capacité.
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