Record Partners、新技術により重要記録の大量デジタル化を実現
8台のOPEX® Falcon®+スキャナーの導入により、Record Partnersは毎月100万枚以上の画像取り込みが可能に
背景
オーストラリアのブリスベンに拠点を置くRecord Partnersは、重要紙記録のデジタル化サービスを提供しており、NSWヘルス（ニューサウスウェールズ州保健局）を含むオーストラリア全土の公的・民間機関向けに、カビ、水濡れ、経年劣化、煙の被害を受けた文書の処理を専門としています。同社は、環境管理され、洪水や火災に強い施設で、大量の未処理アーカイブを処理し、デジタル化しています。Record Partnersのスタッフは、包括的なセキュリティのもと、環境の影響を受けた機密記録を安全に管理・処理するためのトレーニングを受けています。
課題
市場のニーズから設立されたRecord Partnersの創設者ハミッシュ・ワイアット氏は、主要な政府プロジェクトを中心に、コスト効率が高くタイムリーな新しい「修復からデジタル化まで」のソリューションを提供することを目指しました。処理量の目標と品質への期待がプロジェクトの主な制約であったため、最終的に選択する技術には、信頼性の高い高いスループット能力と、傷みやすい文書を容易に扱う能力が必要でした。
主な課題
高いスループットに対応できるソリューションの必要性
契約期間が短い
傷みやすく、多様な種類の文書に対応できるソリューションの必要性
ソリューション
調査の過程で、Record PartnersはOPEX®を知り、OPEXが提供する技術的ソリューションだけでなく、継続的なパートナーシップとサポートも理由に、同社をテクノロジーパートナーとして選びました。その後すぐに、Record PartnersはOPEX CertainScan®ドキュメントイメージングソフトウェアを搭載した8台のFalcon®+ワンタッチドキュメントスキャナーを導入しました。これらのスキャナーは、高いスループットの要求に応えるだけでなく、より短時間で作業を行うために必要な人員の削減にも貢献しています。Falconユニットは分解して簡単に清掃できるように設計されており、古く、埃やカビが付着していることが多い文書の性質を考慮すると、これはワークフローの重要な部分となっています。
この政府プロジェクトには24,000箱のアーカイブと記録が含まれており、ニューサウスウェールズ州の地方部でRecord Partnersとそのプロジェクト専門家によって索引作成と修復が行われた後、ブリスベンに移送されました。スキャンされたファイルと健康記録の性質上、高品質なデジタル化と品質保証のためのレビューが必要とされます。同社はスキャナーを1日13時間稼働させ、OPEXのCertainScanソフトウェアを使用する9名ずつの2交代制で運用しています。OPEXソフトウェアを搭載したFalcon+スキャナーにより、Record Partnersは月間100万枚以上のスキャン画像を提供することができます。
主な成果
13
2交代制による1日あたりのスキャン時間
100万枚以上
月間作成画像数
8
OPEX Falcon+スキャナー
「OPEXと提携することで、当社とお客様にとって最適かつ最も柔軟なソリューションとサービスに集中することができました。この技術なら、どのような要求にも対応できると確信しています。」
ハミッシュ・ワイアット
Record Partners、CEO
今後の展望
確立された技術ソリューションを導入したRecord Partnersは、現在、ソフトウェアとプロセスの継続的な強化を通じてスキャンのスループットを向上させています。スタッフの採用は標準的なスキャンソリューションの採用と比較して非常に簡単であり、従業員はスキャナーやソフトウェアを使った作業を楽しんでいます。
Record Partnersのバリュープロポジションの一環として、同社はオーストラリア政府に対するOPEXのスキャン機器の販売代理店を務めており、OPEXの技術を通じてスキャンの効率化を支援しています。Record Partnersは、政府機関が同様のレベルの効率性を達成し、既存の職員がより多くの能力を発揮できるよう支援することを目指しています。
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