Scanner für die Altbestandskonvertierung, die die Personalkosten senken

Hören Sie auf, dafür zu bezahlen, Papier mehrfach anzufassen.

Jahrzehnte an Unterlagen zu digitalisieren wirkt wie ein Scanner-Kauf – doch das meiste Geld fließt in Arbeitszeit: sortieren, Heftklammern entfernen, Trennblätter einlegen, neu stapeln und dann scannen. OPEX^®-Lösungen für das Archivscannen reduzieren diese zusätzlichen Handgriffe bei der Altbestandskonvertierung – egal, ob Sie Ihren Erfassungsprozess neu denken oder den bestehenden beibehalten.

Kostenlose 30-minütige Arbeitssession mit einem OPEX Scanning-Spezialisten. Unverbindlich.

An der Vorbereitung geraten Altbestandsprojekte ins Stocken

Jedes Dokument in Ihrem Archiv wird angefasst, bevor es überhaupt einen Scanner erreicht. Mitarbeitende entfernen Heftklammern, sortieren nach Typ, kleben Belege fest und legen Trennblätter ein, um zu markieren, wo eine Akte endet und die nächste beginnt. Jede Berührung ist Arbeitszeit, die Sie bezahlen.

Trennblätter sind die stille Doppelbelastung. Sie bezahlen jemanden dafür, noch mehr Papier in den Auftrag zu bringen – und dann bezahlen Sie erneut dafür, die Seiten zu scannen und zu speichern, die Sie gerade erst hinzugefügt haben.

Der Preis pro Bild verschleiert all das. Zählen Sie stattdessen, wie oft eine Person jedes Dokument anfasst – denn diese Zahl bestimmt, was ein Altbestandsprojekt wirklich kostet.

Pfad A · Erfassung neu denken

Vorbereitung mit One-Touch-Scanning reduzieren

Falcon+^®– und Gemini^®-Scanner mit CertainScan^®-Software ermöglichen es Bedienern, eine Akte zu öffnen und sie in derselben Bewegung zu scannen. Bildaufnahme, Klassifizierung und Sortierung erfolgen in einem einzigen Durchlauf – sodass der Großteil der Vorbereitung gar nicht erst anfällt.

Dokumente werden einmal gehandhabt – praktisch ohne Vorbereitung
CertainScan fügt virtuelle Trennzeichen ein und erfasst Metadaten – als Ersatz für Papier-Trennblätter
Die Gemini Right-Speed™-Technologie passt die Geschwindigkeit an den Auftrag an – bis zu 245 Seiten pro Minute, von fragilen Originalen bis zu gleichförmigen Stapeln
Qualitätskontrolle in Echtzeit direkt beim Scannen – nicht erst danach

65 % geringere Vorbereitungskosten für ArbeitszeitGuarantee Trust Life, nach der Umstellung auf OPEX One-Touch-Scanning

Meine Vorbereitungseinsparungen berechnen

Pfad B · Ihren Stack beibehalten

Behalten Sie den Workflow, den Sie bereits nutzen

Velo™-Scanner, powered by InoTec^®, verbinden sich über TWAIN- und ISIS-Treiber mit nahezu jedem ECM-, IDP- oder Archivsystem. Ihre Capture-Software, Batch-Klassen und Ihr Auslieferungsprozess bleiben exakt so, wie sie sind. Die darunterliegende Hardware wird schneller und schonender.

Desktop-Scanning der Produktionsklasse mit 120 bis 250 Seiten pro Minute – oder die Velo 8000 Series für 24/7-Mehrschichtbetrieb
Schonender Bandtransport und gerader Papierweg schützen fragile, gealterte Originale
Bildqualität in Archivqualität mit optionaler FADGI- und ISO 19264-1-Werkskalibrierung
Unbegrenzter Duty Cycle für tägliche Produktionsvolumina

Drop-in-IntegrationTWAIN/ISIS-Kompatibilität vereinfacht Validierung und sichere Übergabe an die Systeme, denen Sie bereits vertrauen

Teams, die nicht mehr für zusätzliche Handgriffe bezahlen

65 %

Reduzierung der Vorbereitungskosten für Arbeitszeit

Guarantee Trust Life

33 %

schnelleres Scannen, etwa 250 Dokumente pro Stunde

An Post

2×

Produktivität und Effizienz im Vergleich zu Legacy-Scannern

Scan2Archive

35 %

weniger Zeit nötig, um die Tagesarbeit abzuschließen

EXL

„Wir digitalisieren alles. Wir haben in Australien die umfassendsten Scan-Möglichkeiten.“

Simon Harris Managing Director, Scan2Archive

Finden Sie heraus, was Sie jeder zusätzliche Handgriff kostet

In einer 30-minütigen Arbeitssession erfasst ein OPEX Scanning-Spezialist, wie Papier heute durch Ihren Betrieb läuft, und beziffert es.

Eine Schätzung Ihrer Vollkosten für Vorbereitung/Arbeitszeit pro tausend Bilder, einschließlich Trennblatt-Overhead

Eine Gegenüberstellung, was One-Touch-Scanning und eine Drop-in-Velo-Implementierung jeweils verändern würden

Ein Durchsatzmodell basierend auf Ihren Dokumenttypen, Volumina und dem Zustand

Eine klare Empfehlung – auch wenn sie lautet, dass Ihr aktuelles Setup das richtige ist

OPEX ist seit 50 Jahren ein familiengeführtes Automatisierungsunternehmen, und wir behandeln jedes Engagement als Beginn einer langfristigen Partnerschaft. Die Bewertung ist in jedem Fall kostenlos.

Fragen zur Altbestandskonvertierung – klar beantwortet

Was treibt die Kosten eines Altbestandskonvertierungsprojekts?

Arbeitszeit – mehr als die Ausstattung. Bevor eine Seite gescannt wird, sortiert sie jemand, entfernt Heftklammern, repariert Risse und legt Trennblätter ein – und jeder dieser Handgriffe kostet Geld. Trennblätter fügen außerdem Seiten hinzu, die Sie anschließend ebenfalls scannen und speichern bezahlen. Angebote mit einem Preis pro Bild verschleiern das – deshalb bewerten wir die Kosten, indem wir zählen, wie oft eine Person jedes Dokument in die Hand nimmt.

Sollten wir intern scannen oder an einen Scandienstleister auslagern?

Beides kann funktionieren. Intern ist sinnvoll, wenn das Volumen dauerhaft anfällt, Unterlagen so sensibel sind, dass die Chain of Custody wichtig ist, oder Sie bereits Mitarbeitende haben, die die Erfassung betreiben können. Outsourcing passt zu einmaligen Projekten mit harter Deadline und ohne Bereitschaft, in Equipment zu investieren. OPEX unterstützt beide Seiten: Inhouse-Teams kaufen unsere Scanner, und viele Servicebüros und BPOs betreiben sie ebenfalls – daher funktioniert dieselbe Bewertung unabhängig davon, in welche Richtung Sie tendieren.

Funktionieren OPEX Scanner mit unserer bestehenden Capture- oder ECM-Software?

Ja – in beiden Pfaden. Velo-Scanner verbinden sich über TWAIN- und ISIS-Treiber mit nahezu jedem ECM-, IDP- oder Archivsystem, sodass Ihre aktuelle Software und Ihr Prozess unverändert bleiben. Falcon+- und Gemini-Scanner laufen mit CertainScan-Software, die Bilder und Metadaten erfasst, klassifiziert und an Ihre nachgelagerten Systeme übergibt.

Können die Scanner fragile oder gealterte Dokumente verarbeiten?

Dafür sind sie gebaut. Velo-Systeme nutzen einen schonenden Bandtransport, einstellbaren Einzugsdruck, Verlangsamungsmodi und einen geraden Papierweg für lange, dicke oder empfindliche Originale. Gemini passt seine Geschwindigkeit mit Right-Speed-Technologie an den Auftrag an, sodass empfindliche Stücke in einem schützenden Tempo laufen, während gleichförmige Stapel mit voller Rate laufen – bis zu 245 Seiten pro Minute.

Erfüllen OPEX Scanner die FADGI-Anforderungen an die Bildqualität?

Falcon+-Scanner erfüllen die Standards FADGI 3-Star und Modern Textual Records, und Velo-Systeme bieten optional eine FADGI- und ISO 19264-1-Werkskalibrierung. Wenn Ihre Unterlagen für ein Bundesarchiv vorgesehen sind oder Sie FADGI intern als Qualitätsmaßstab nutzen, deckt die Bewertung ab, welche Konfiguration zutrifft.

Sehen Sie, was Ihr Altbestand wirklich kostet

Buchen Sie eine kostenlose 30-minütige Bewertung der Vorbereitungskosten, und ein OPEX Spezialist beziffert, wie Papier heute durch Ihren Betrieb läuft. Sie bevorzugen ein kurzes Gespräch? Melden Sie sich – wir weisen Ihnen den richtigen Weg.

Hören Sie auf, dafür zu bezahlen, Papier mehrfach anzufassen.

An der Vorbereitung geraten Altbestandsprojekte ins Stocken

Zwei Wege, um Ihren Altbestand zu entblocken

Vorbereitung mit One-Touch-Scanning reduzieren

Behalten Sie den Workflow, den Sie bereits nutzen

Mein Drop-in-Upgrade abstecken

Teams, die nicht mehr für zusätzliche Handgriffe bezahlen

Compliance-ready ab dem ersten Bild

FADGI 3-Star-fähig

Audit-Trails integriert

Bereit für das, was nach Papier kommt

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Fragen zur Altbestandskonvertierung – klar beantwortet

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