Record Partners bietet hochvolumige Digitalisierung kritischer Akten mit neuer Technologie
Die Implementierung von acht OPEX® Falcon®+-Scannern ermöglicht es Record Partners, monatlich über eine Million Bilder zu erfassen
Der Hintergrund
Record Partners mit Sitz in Brisbane, Australien, bietet Digitalisierungsdienste für kritische Papierakten an und ist spezialisiert auf die Bearbeitung von schimmel-, wasser-, alters- und rauchgeschädigten Dokumenten für öffentliche und private Institutionen in ganz Australien, darunter NSW Health. Das Unternehmen bearbeitet und digitalisiert große Rückstände von Archiven in seiner klimatisierten, hochwasser- und feuerfesten Einrichtung. Die Mitarbeiter von Record Partners sind geschult, umweltgeschädigte und sensible Akten mit umfassenden Sicherheitsmaßnahmen sicher zu handhaben und zu verarbeiten.
Die Herausforderung
Aus einer Marktlücke heraus gründete Hamish Wyatt Record Partners im Rahmen eines großen Regierungsprojekts, um eine neue Lösung zur Aufbereitung und Digitalisierung kostengünstig und zeitnah bereitzustellen. Da Mengenziele und Qualitätsanforderungen wesentliche Projektbeschränkungen darstellten, benötigte die Technologie, die das Unternehmen letztendlich auswählen würde, eine zuverlässig hohe Durchsatzkapazität und die Fähigkeit, empfindliche Dokumente problemlos zu verarbeiten.
Wichtigste Herausforderungen
Bedarf an einer Lösung mit hohem Durchsatz
Verträge mit engen Zeitrahmen
Bedarf an einer Lösung zur Verarbeitung empfindlicher, gemischter Dokumenttypen
Die Lösung
Während seiner Recherche entdeckte Record Partners OPEX® und wählte das Unternehmen als Technologiepartner – nicht nur wegen der technischen Lösungen, die OPEX anbot, sondern auch wegen der fortlaufenden Partnerschaft und Unterstützung, die OPEX bietet. Kurz darauf implementierte Record Partners acht Falcon®+ One-Touch-Dokumentenscanner, die von der OPEX CertainScan®-Dokumentenbildgebungssoftware betrieben werden. Diese Scanner halten nicht nur den hohen Durchsatzanforderungen stand, sondern tragen auch dazu bei, die Anzahl der benötigten Personen zu begrenzen, um die Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Die Falcon-Geräte sind so konzipiert, dass sie sich zur einfachen Reinigung auseinandernehmen lassen – ein wesentlicher Bestandteil des Workflows angesichts des Alters und der oft staubigen und schimmeligen Beschaffenheit der Dokumente.
Das Regierungsprojekt umfasst 24.000 Archiv- und Aktenkartons, die von Record Partners und seinen Projektspezialisten im ländlichen NSW indexiert und saniert und anschließend nach Brisbane verlagert wurden. Die gescannten Dateien und die Art der Gesundheitsakten erfordern eine hochwertige Digitalisierung und Überprüfung zur Qualitätssicherung. Das Unternehmen betreibt die Scanner 13 Stunden pro Tag in zwei Schichten mit neun Personen, die die CertainScan-Software von OPEX verwenden. Mit den Falcon+-Scannern, die von der OPEX-Software betrieben werden, kann Record Partners monatlich über 1 Million gescannte Bilder liefern.
Wichtigste Ergebnisse
13
Scanstunden pro Tag in zwei Schichten
1 Mio.+
Erstellte Bilder pro Monat
8
OPEX Falcon+-Scanner
„Die Partnerschaft mit OPEX ermöglichte es uns, uns auf die beste und flexibelste Lösung und den besten Service für uns und unsere Kunden zu konzentrieren. Wir sind zuversichtlich, dass die Technologie alles bewältigen kann, was wir ihr zumuten.“
Hamish Wyatt
CEO, Record Partners
Die Zukunft
Nachdem Record Partners nun eine etablierte Technologielösung implementiert hat, steigert das Unternehmen den Scan-Durchsatz durch kontinuierliche Software- und Prozessverbesserungen. Die Rekrutierung von Mitarbeitern war im Vergleich zur Rekrutierung für eine Standardscanlösung sehr einfach, und die Mitarbeiter arbeiten gerne mit den Scannern und der Software.
Als Teil des Wertversprechens von Record Partners ist das Unternehmen Wiederverkäufer von OPEX-Scangeräten an die australische Regierung und trägt dazu bei, Scan-Effizienz durch die Technologie von OPEX bereitzustellen. Record Partners möchte Regierungsbehörden dabei helfen, ähnliche Effizienzniveaus zu erreichen und bestehende Mitarbeiter mit mehr Kapazität auszustatten.
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